Liderzy IT i HR są odpowiedzialni za zapewnienie sprawnego procesu odchodzenia pracowników od pracy, jednak zarządzanie własnością plików i dostępem do nich często kończy się niepowodzeniem.

Problem
Odejście pracownika z pracy wiąże się z trzema kluczowymi wyzwaniami:

• Zamieszanie wokół własności plików

Kiedy pracownik odchodzi z firmy, jego dokumenty na dysku są zazwyczaj przekazywane personelowi IT lub HR, który może nie w pełni rozumieć treść lub znaczenie tych dokumentów. Może to prowadzić do zamieszania i potencjalnej utraty kluczowych informacji.

• Nieautoryzowany dostęp

Częstym problemem pojawia się sytuacja, gdy pliki zwolnionego pracownika pozostają dostępne dla źródeł zewnętrznych, nawet jeśli taki dostęp nie jest już konieczny ani odpowiedni. Dzieje się tak często, ponieważ pracownik, który był najlepiej przygotowany do zarządzania tymi uprawnieniami i wiedział, kiedy je odwołać, właśnie opuścił firmę. W rezultacie te podmioty zewnętrzne nadal mają dostęp do wrażliwych danych firmy, co może prowadzić do zagrożeń bezpieczeństwa i nieuprawnionego wykorzystania informacji.

• Utrata zasobów wewnętrznych

Jeśli pliki zwolnionego pracownika zostaną usunięte, a nie nieudostępnione, firma straci potencjalnie cenne zasoby i dane historyczne. Mogą one mieć istotne znaczenie dla przyszłych projektów lub punktów odniesienia.

Rozwiązanie

Odpowie narzędzie identyfikuje wyłączonego użytkownika jako właściciela plików, zapewniając zachowanie wszystkich istotnych informacji. Zapobiega to pomyłkom co do zawartości pliku i utrzymuje ciągłość danych projektu.

Aplikacja o której mowa umożliwia także wycofanie udostępniania wszystkich plików, które zwolniony pracownik udostępniał źródłom zewnętrznym, bez usuwania ich wewnętrznie. Dzięki temu zapobiega się nieautoryzowanemu dostępowi, zachowując jednocześnie ważne zasoby wewnętrzne.

Umów się na spotkanie i zobacz, jak aplikacja organizuje to dla plików w Google Workspace.